起源丨智合法令新媒体
做家丨赖斐然、陈骁萌
编者按
状师们在通常的处事中，运用至多的软件大约即是Word了，各类文字管教、法条再有案例的整顿，偶然还需求列个表。绝大部份状师一建都对word的运用感应自大满满。但现实上，这个天天都要用的软件里再有很多你不懂得的埋没技术。工欲善其事，必先利其器。此日，小编就刻意整顿了状师专属的Word运用秘笈，帮你加紧提高处事效率。（注：下文将以WordforMac为例，Windows版本小异大同。）
改正形式
▲核阅选项卡下的“改正”功用
不要受惊，时至本日，还真有很多人不懂得Word内里有备注和改正的功用，而直接在原文上头以标红或许高亮做为修正的信号。
你思量过接管文献方的感应么？这可不是惟独字的短文啊，是58页的协议文本！这些长达数十页的协议、法令意见书等，假若直接窜改，无疑会对下一个接办文档的共事形成很大的搅扰，新手特为要防止如许的常识性过错。
在Word核阅选项卡内里开启改正选项后，你对文档所做的任何修正都邑被记载并署名。其余人能够加紧熟悉谁，甚么时刻，在何处举办了甚么修正。这些讯息，关于修正文档来讲相当要紧。
▲改正形式示例
特殊揭示！在运用改正和批注功用过去，记得在Word配置内里修正自身的称呼，否则你修悛改的东西，很有或许显示改正者为Administrator或许是一些杂乱无章的电脑品牌名。
对照形式
假若对方曾经直接在原文上修正，将文档改得山河一片红后发给你，你的客户又需求你马大将最后版发给他，要何如办？唯有你还保存有上一个版本的文档，就能够用Word内置的“对照”功用来敏捷定位修悛改的地点。
▲核阅选项卡下的“对照”功用
随便拿一份小编过去写的文章为例，假定一个是修正前的，一个是修正后的，对方没有效改正形式，而是直接在文章内里修正了，经过对照功用，能够完结与改正形式相似的功效。
▲对照形式的功效
在左边，能够统计全文的修正数据，如插入、简略以及挪动的实质等，完结加紧定位。“对照”功用也从侧面反响出备份不同版本文档的要紧性，假若你是改一份删一份的话，仙人也救不了你。
纲目级别与纲目视图
法令人对逻辑请求之高显而易见，而Word内里的纲目级别，能够很好显露一份文档的逻辑布局。纲目视图功用能够将一份繁芜的布告转折成一份纲目，能够加紧阅读并调度各大题目的级别，关于需求周密逻辑的法令文档来讲特殊有用。
▲纲目视图按钮
以本文为例，本文分为了十二个“甲第题目”，包罗引言，十个“招数”以及着末的归纳。纲目视图看上去是如许的：
▲纲目视图
很显然，这是小学就学过的“总分总”布局。在左上角部份，咱们能够凭借需求，修正这些文字的纲目级别，右侧则能够筛选显示的级别。
▲选中想要修正的文字，而后按左上角的菜单筛选纲目级别
由于本文布局对照简捷，不需求进前进一步分级。但关于实质繁冗的法令布告来讲，对各级题目举办分级后，经过纲目视图，能够一览无遗看到布告的逻辑依序和布局，便于梳理逻辑依序，发觉潜在的逻辑过错。
同时，配置好纲目级别后，咱们能够运用主动目录功用，主动生成文章的目录。
▲主动目录功用
主动生成的目录名目专科悦目，一览无遗。
▲主动生成的目录
名目
肃清了格式以后，这么多格式要改，莫非要一个一个去选中改字体改加粗吗？原本，Word内里有一个屡次被无视的大杀器，能够极大抬高状师的处事效率。从Word开端，Word都邑将名目放在最显眼的右上角，但很多人示意素来没有效过这个功用。试想，微软会把这个最显眼的空间损失在没有效的功用上吗？
在网页开辟以及Word内里，有这么一个观念，叫做“实质与名目别离”，式样的明白，能够将实质视为你的脸，而名目（英文为Style，加倍式样）则是脸上的装饰品。文档内里的文字即是实质，而在实质上头的“格式”，如字体，加粗，行间距等，即是所谓的名目。
不少人会一边写文档，一边调字体魄式。但更高效的做法理当是“先实质，后名目”，即是先把实质写好，格式着末再来统一管教。以本科结业论文为例，学塾大多会对格式举办严酷请求，如甲第题目、二级题目、正文等都有不同的请求，假若你一个一个去调字体，调巨细，调对齐方法就效率过低了。
▲名目运用例子
云备份
假若你在修正一份协议的时刻，合法快修正完的时刻文献骤然毁坏……你的心坎暗影面积必要是全数遮盖。若誊写，的确不能忍，价格巨高。
做为具备高度潜藏危害意识的状师，何如能对自身的处事功效掉以轻心呢？云备份哇！随时保管自身的处事功效，以防万一。
市情上有很多云备份的效劳，包罗微软官方的OneDrive，以及百度云，金山快盘等。这些效劳大多都包罗有文档史籍记载功用，能够上溯就肆意一个保管过的版本。
▲微软OneDrive的史籍版本功用
史籍版本功用，关于状师来讲，影响不光仅是复原文档，更是追踪文档修正史籍的利器，关于一些需求永恒跟进的项目来讲，这个功用特殊有用。自然，关于文档备份有更高请求的状师，不行太甚依赖云备份，物理备份，如U盘、挪动硬盘的备份也是必不行少的，小编就曾经碰到过连云备份的文档都无奈复原的景遇。
除此除外，云备份的另一个长处是能够随时随处修正文档。就算是你电脑没在身旁，在手机或许平板上装置一个Word，也能够在云上救急修正文档。云功用就像是一份保障，你不必的时刻感应没有甚么用，但当你真实需求用到的时刻，通常能够救你一命。
加紧另存为PDF格式
自office版本起，office一共组件自带另存为pdf格式功用。以后无须再找器材软件将word文档转为pdf，直接筛选，文献，另存为，格式筛选pdf便可。
不要再狂敲回车来换页了
写布告不免碰到需求换页的时刻，假若你还在用狂敲回车来换页的话，小编对你电脑的回车键寿命示意担心。换页最简捷加紧的办法，是按Ctrl+Enter（苹果：Command+Enter）举办分页。
假若你举办过职掌，乍一看上去，两种方法犹如没有甚么差别，但开启了显示编纂符号/显示一共非打印字符后，就能够看到差别。
▲显示编纂符号/显示一共非打印字符按钮
▲两种换页方法的差别
运用分页功用，而不是狂敲回车的长处有二，第一是俭省时候，第二是能够创立外面加倍专科的文档。
“搜索”功用，加紧定位
假若需求在一篇特殊长的文章内里，加紧定位某个关键词，咱们能够试验用“搜索”功用，加紧键是Ctrl+F（苹果：Command+F），F代表“Find”的事理。
经过这个功用，咱们能够加紧定位如关键法条、关键协议条款等讯息，不需求再一页一页用肉眼去找。
小揭示，“搜索”功用在很多软件内里均能够运用，如阅读器、PDF赏玩器等，加紧键时时都是Ctrl+F。善用搜索功用，能够在检索上俭省大批时候。
粘贴究竟选哪个？
在粘贴实质到Word的时刻，屡屡咱们都能看到一个小按钮弹出来，时时会有三个选项，别离是“保存源格式”、“般配标的格式”以及“只保存文本”。
▲粘贴时浮现的小按钮
保存源格式要紧用于跨文档粘贴的环境，比如你在某个网站复制了某个法条，指望保存这个网站上的格式，就能够选保存源格式。但假若你从多个网站复制实质，全都保存源格式的话，文档的格式会变得混乱不胜。
这时刻，能够选般配标的格式。般配标的格式，是让一共外来的复制讯息，与你现有文档的格式举办般配，别人都得跟从你的格式走。能够抵达加倍干净的文档外面。
但小编更罕用的是着末一个“只保存文本”，后期再用名目功用统一管教。只保存文本的长处在于，它必要水平上相当于“肃清一共格式”，能够保证格式不会被弄乱。
若你虚浮定要选哪个，就直接选“只保存文本”，便利后期的进一步修正。
文档分屏
写法令布告等时刻，通常需求回到文档的前方参考一些实质，而后又回到反面延续写。假若文档较短还好，但假若是几千乃至上万字的长文，屡次一再，很快就会目炫缭乱。其经过Word的分屏（拆分）功用，能够很好处分这个题目。
▲拆分按钮
在按下“拆分”按钮后，文档便分为了高低两个窗口，高低两个窗口均能够自力震动，你能够凭借自身的需求举办调度，不需求再往来折腾。是不是很便利呢？
▲拆分后功效
配置主动保管时候
磨刀不误砍柴工，在初度运用Word过去，记得修正Word主动保管时候！
Word崩溃后的主动复原功用，救了不少人的血汗，但复原的时刻，通常会发觉自身适才写的一大段文字都没了。这是由于Word默许的主动保管时候分开为10分钟，假若你通常打字速率对照快，又通常忘了按“保管”按钮，能够将Word主动保管时候分开配置为5分钟或许3分钟。
文献-选项-保管
除了配置主动保管时候外，不要忘了用云备份功用，左右开弓，能力保证稳操胜券。
导航栏加紧调度题目依序
纲目级别和纲目视图的功用，贯串导航栏，能够让你的告状状或许问难状写稿流程锦上添花。写这种法令布告，状师通常会在“真相与原因”部份花不少时候来调度依序。假若你还在用“复制/剪切＋粘贴”来调度的话，就太慢了。
在“视图”选项卡中，选中“导航窗格”，就会有一个导航栏浮此刻文档左边。在导航栏内里，按住题目举办拖动，就能够加紧调度各题目的依序，题目下的正文也会随之一同挪动。（注：苹果Mac版Word临时无奈运用此功用）
束缚文档编纂与水印
假若你是状师，或许曾经收到过状师的邮件，通常会对邮件署名的“本邮件或许包罗有守密讯息，受法令守护…”不生疏。但假若要果然守密，一个简捷的署名是显然不足的。幸亏，Word为咱们供应了一系列守护文档的功用。
在“文献”-“守护文档”下，状师能够对文档配置多种守护。
除了束缚编纂除外，为了守护律所的常识产权，状师也能够在文档上加之水印。加水印对照实用于一些内部的培训材料。加水印的办法特殊简捷，水印可所以律所Logo的图片，也可所以纯果然文字。
在“策画”选项卡下，找到水印。
Ctrl选中多段文字
偶然候咱们需求批量修正或许简略文字，除了一个一个选中外，还能够试试按住Ctrl（Command）来选中多段文字，举办批量职掌。
但小编需求揭示的是，批量修正即使着末感应很爽，但万万不要一次性选中太多，否则一动手滑撒手了，选的全数都没了，又要从新来过。
批量发状师函
当案件有多个当事人的时刻，咱们或许需求向他们发出状师函等法令布告，实质通常是同样的，但信件的收件人称呼需求逐个修正。手工修正？No！面临几十个乃至几百个当事人，手工修正需求消耗大批时候精神，这时刻，Word的邮件兼并功用就派上用途了。
在开端过去，咱们需求的有两份材料，一份是记载有客户讯息（姓名、邮箱等）的Excel表，和一份状师函模板。
制做好Excel表和状师函模板后，咱们转到Word的“邮件”选项卡，筛选“开端邮件兼并”－“电子邮件”，而后点击“筛选收件人”－“运用现有列表”，选中咱们做好的Excel表。
此刻，咱们能够针对邮件需求个人修正的部份插入讯息，如“尊崇的”反面需求插入姓名，点击“插入兼并域”，筛选“姓名”；其余讯息，也是同样的职掌。而后能够按“预览成效”，查验实质。
搞定后，按“终了并兼并”-“发送电子邮件”。
细心的读者或许发觉了，除了发送电子邮件外，再有打印文档的选项。这个功用，能够用来打印纸质版的，给不同收件人的信件、贺卡等文献。状师必备，有没有！
用标尺加紧调度页边距和段首空格
偶然候想打印一些法条或许法令布告来看，但无论字体调再小，A4纸打印出来，都照旧会有不少空白的边际残余。欺诈标尺功用，能够随便调度页边距和每段段首的空格。假若你想更邃密的调度，能够按住alt键拖动标尺。
让主动编号更乖巧
写法令文献的时刻，会屡次对条款举办相似于“一、（1）、（一）”之类的编号，然则Word中默许的主动编号老是会浮现格式或许范例题目。比如模范的即是编号会多一个空格，让人的确不能忍！这边教众人简缺少节，能够让它更乖巧。
处分名目题目：
处分空格题目：
字母巨细写随心换
在写波及英文的法令布告，偶然候需求全数大写题目，偶然候需求首字母大写。大写锁定或许Shift均能够处分题目，然则原本Word曾经内置了加倍便捷的巨细写更动功用。
选中要调换的字母后，有两种方法能够调换，第一种是按键盘加紧键“Shift+F3”，第二种是按“开端”选项卡的巨细写调换按钮。
行号
假若众人看过海外法院的裁决书，通常会被洋洋洒洒数万字弄得蒙头转向。后裔引用的时刻，就算懂得第几页，也要子细翻查，但贯串“行号”，就能够加紧定位联系裁决实质，做到user-friendly。状师在出具特殊长的法令布告时，能够思量介入行号，便于客户赏玩和定位。
在“页面布局”选项卡下，找到“行号”。
将编号分开配置为5，配置好了，文档逼格立时提高。
自界说加紧键
老手都邑用加紧键，以取代部份反复职掌，而在举办排版的时刻，或许要反复举办某个功用职掌。比如，我需求把屡次筛选一些文字标黄，然则文字颜色这个功用是没有加紧键的，因而能够自界说加紧键。
凭借顶部的器材排序，按键盘Alt+对应数字便可。比如这边，调度文字颜色功用排在第四个，那末按Alt+4就能够了。
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